oficinas-virtuales-alternativa-real-para-pymes-emprendedores-y-empresas

Todavía no se sabe a ciencia cierta cuándo surgió la expresión "Oficina Virtual", aunque Chris Kern se autoatribuye haber acuñado el término en una publicación aparecida en 1983, a pesar de que hay indicios que indican que la empresa Servcorp había empleado aplicaciones de la industria virtual y de oficina de servicios desde 1978. Sea cual sea la realidad, de lo que no cabe duda es que el modelo se desarrolló hacia finales de los años setenta y comienzos de los ochenta gracias a la aparición de las microcomputadoras y los equipos computacionales de bajo costo.

Al margen de esta polémica el modelo de oficinas virtuales busca disminuir los costos operativos de una empresa al compartir servicios empresariales, fundamentalmente una dirección comercial. Junto a ésta destacan servicios agregados como telefonía, fax, Internet, recepción y atención personalizada de llamadas, área para reuniones y/o conferencias, diseño y hospedaje de páginas web, diseño de imagen corportativa, servicios legales, contables, y más recientemente todo lo relacionado al marketing digital y el "socialmedia management".

El modelo es ideal para pequeñas empresas o PYMES, para profesionales de distintas ramas y para emprendedores. Pero también para empresas extranjeras que deciden en un momento dado expandirse hacia nuevos mercados.

UNA OPCIÓN TAMBIÉN ALTERNA PARA EMPRESAS FÍSICAS TRADICIONALES

Aunque poco se menciona esta opción, las oficinas virtuales son apropiadas no sólo para PYMES, emprendedores o profesionales independientes. Se trata de un modelo que las grandes empresas tradicionales también pueden adoptar como un mecanismo alterno para que sus colaboradores trabajen desde un ambiente más relajado, al menos durante periodos establecidos.

La pregunta que surge es, ¿por qué querría una empresa física que sus trabajadores laboren a distancia, ya sea desde una oficina virtual o desde su propia casa? Motivos hay varios; una enfermedad contagiosa, discapacidades temporales, afectaciones atmosféricas o cierre de vías que imposibiliten al colaborador acercarse físicamente a su lugar de trabajo, problemas de infraestructura de la oficina central, y así un largo etcétera.

Ante situaciones como éstas, que la organización pueda contar con el apoyo de una oficina virtual que permita a su personal continuar prestando sus servicios remota pero efectivatamente desde esas nuevas instalaciones es una medida que bien vale la pena incluir dentro de un plan de contingencia empresarial.

NO ES ORO TODO LO QUE RELUCE

Obviamente tanto las empresas que se dedican a ofrecer servicios virtuales, como las organizaciones tradicionales que han adoptado internamente este modelo para responder a contigencias o eventualidades, deben tomar en consideración varios elementos importantes porque, como es lógico suponer, el modelo tiene muchos puntos a favor pero también algunos inconvenientes.

El elemento más preocupante para una persona que se dedica a trabajar a distancia es el psicológico. Se trata de un individuo que después de un tiempo puede comenzar a sentir una sensación de aislamiento, temor de perder el trabajo e inclusive decaimiento anímico. Por otra parte, también es un empleado que, ante la falta de supervisión directa, puede bajar notoriamente su productividad.

Para evitar estos factores la empresa que decide o necesita en un momento dado incluir esta opción dentro de sus políticas de contratación debe organizarse de tal modo que pueda diseñar un sistema eficiente de control de funciones desde sus instalaciones físicas, y así asegurarse que se de un seguimiento minucioso del desempeño del empleado que adopta el modelo de trabajo a distancia. Todo esto sin olvidar el factor humano, por lo que hay que buscar fórmulas para que ese individuo que se encuentra en otra locación siga sintiendo que es parte fundamental del equipo, algo cada día más viable con plataformas como Skype, intranets, o las propias redes sociales.

La "Oficina Virtual" es pues una solución a tenerse en cuenta en estos momentos de crisis mundial; en tiempos en los que lograr ahorros significativos en gastos operativos puede representar la diferencia entre mantener la productividad y una posición sólida en el mercado o sencillamente desaparecer.

Si te resultó de utilidad el contenido de este artículo compártelo con tus amigos y seguidores en tu red social favorita.